Inserita nel decreto anti-crisi, la PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione dei messaggi.

L’e-mail è infatti uno dei mezzi di comunicazione più diffuso per la sua economicità ed immediatezza di trasmissione. Presenta però dei punti deboli (la possibilità di falsificare il mittente o l’orario di invio) che hanno indotto a ricercare forme di comunicazione più sicure, come appunto la PEC, ideata per garantire agli utenti la certezza, il valore legale, l’invio e la consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario.

Per molti aspetti simile alla raccomandata con ricevuta di ritorno, si differenzia da quest’ultima in quanto permette di conoscere con certezza il mittente reale del messaggio. Inoltre presenta altri vantaggi quali: semplicità ed economicità di archiviazione, inoltro e riproduzione, facilità di invio a più destinatari contemporaneamente con costi irrisori, possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quelle del proprio ufficio o abitazione ed in qualunque momento, grazie alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica.

E’ consigliabile però, abbinare la PEC alla sottoscrizione con firma digitale dei documenti trasmessi, in modo da avere una garanzia anche in ordine alla paternità della sottoscrizione.

Che cos’è la " firma digitale" ?

E’ l’equivalente elettronico della firma autografa ed ha valore legale.

Chi ha l’obbligo di dotarsi della PEC?

La PEC è destinata alle società di capitali, alle società di persone, ai professionisti iscritti in Albi o elenchi e alle Pubbliche Amministrazioni. Per tutti i professionisti iscritti ad Albi o ad elenchi l’obbligo scatta a partire dal 28 novembre. Entro tale data dovranno far pervenire anche al proprio Ordine di appartenenza il proprio indirizzo certificato.

Per le imprese di nuova costituzione, invece, l’obbligo scatta all’atto di iscrizione alla Camera di Commercio, mentre per quelle già in essere il termine ultimo è il 29 novembre 2011. L’indirizzo PEC dovrebbe divenire l’unico mezzo di comunicazione con le Pubbliche Amministrazioni, compresi gli organi giudiziari ed il Consiglio dell’Ordine di appartenenza.

Chi sono i soggetti coinvolti nella trasmissione di documenti informatici tramite PEC?

Il mittente del messaggio, il gestore del mittente, cioè il soggetto con il quale il mittente ha un rapporto per poter usufruire del servizio di Posta Elettronica Certificata, il gestore del destinatario, cioè il soggetto con il quale il destinatario mantiene un rapporto per poter utilizzare del servizio di PEC, il destinatario del messaggio.

E’ chiaro dunque che per rendere possibile questa trasmissione, fondamentale è il ruolo dei Gestori.

Chi sono?

Sono le agenzie, anche le Pubbliche Amministrazioni che possono offrire il servizio di Posta Elettronica Certificata, dopo aver dimostrato di essere in possesso dei requisiti richiesti dalla normativa di riferimento e dopo essere stati iscritti in un apposito elenco pubblico tenuto dal CNIPA (Centro Nazionale per L’Informatica nella Pubblica Amministrazione).

In particolare i gestori si occupano di garantire le fasi di invio e di consegna di un messaggio, oltre che rilasciare caselle e domini PEC. Il gestore accreditato di Posta Elettronica Certificata è dunque una società/ente pubblico che sostanzialmente, in ambito telematico, riveste il ruolo che le Poste Italiane hanno nella posta ordinaria.

Nell’ipotesi in cui il gestore verifichi la presenza di un virus del messaggio (inviato o ricevuto) non solo non lo deve trasmettere, ma è tenuto a conservare il messaggio in un apposito archivio, il cosiddetto "Log File", per 30 mesi, così come prescritto dalle leggi, allo scopo di poter effettuare successive verifiche sull’accaduto.

Ecco in sintesi i vantaggi della PEC rispetto alla raccomandata A/R:

• Qualsiasi formato digitale può essere inviato tramite PEC;
• i messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso ad Internet;
• Certificazione degli allegati al messaggio;
• L’avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l’utente viene informato;
• I messaggi hanno validità legale;
• Tracciabilità della casella mittente e di conseguenza del suo titolare;
• Certezza sulla destinazione dei messaggi;
• L’invio dei messaggi può avere costi minori a quello delle raccomandate. Per una corretta valutazione deve essere preso in considerazione il costo di invio di una raccomandata cartacea tradizionale, che cresce in funzione al numero di pagine e al peso del plico, e il numero di comunicazioni inviate annualmente. Queste informazioni devono essere confrontate con le tariffe del gestore PEC, che generalmente rende disponibile una casella PEC con un costo calcolato su base annuale. Solitamente una volta pagato il canone annuale l’utente può inviare un numero illimitato di messaggi PEC. Le offerte dei gestori sul mercato spaziano dai 5 ai 48 euro l’anno più IVA. E’ bene fare attenzione durante la ricerca e la scelta in quanto molti gestori non sono chiari riguardo ai costi;
• Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni PEC, per 30 mesi.

Siamo ormai nell’era digitale ed è quindi normale utilizzare le strumentazioni disponibili come nuovo modo di comunicare.